Comme tout événement d’entreprise, l’organisation d’un séminaire à Lyon requiert de la méthode et une bonne planification. Le château de Champ-Renard, qui accueille des réunions et des événements professionnels dans le Rhône depuis plusieurs années, vous explique comment organiser un séminaire efficace et convivial.
Quelles sont les étapes d’organisation d’un séminaire ?
Un séminaire professionnel réussi repose sur une organisation structurée en sept étapes essentielles :
- Déterminer les objectifs de l’événement : s’agit-il de renforcer la cohésion d’équipe, motiver vos collaborateurs ou présenter la nouvelle stratégie de l’entreprise ? Que ce soit pour un colloque, un congrès, un séminaire ou une activité de team building, chaque format doit répondre à un objectif précis
- Préciser le format de l’événement : S’agira-t-il d’un séminaire d’une journée ou sur plusieurs jours ? Quel est le nombre de participants attendu, et à quelle période (semaine ou week-end) ?
- Établir un budget détaillé : Tenez compte du nombre de participants, des besoins en restauration et hébergement, et des prestations spécifiques souhaitées, comme des animations ou des équipements techniques.
- Choisir la date et le lieu : Impliquez vos collaborateurs via une enquête pour définir la période idéale. Sélectionnez un lieu adapté à vos besoins : une salle spacieuse, des équipements modernes et des services complémentaires, comme la restauration ou l’organisation d’activités.
- Prévoir des activités complémentaires : En plus des réunions d’équipe, envisagez des animations pour dynamiser l’événement, comme un dîner musical, un spectacle ou des activités de team building. ?
- Communiquer auprès des participants : Préparez une feuille de route claire contenant les informations essentielles : planning, lieu, dress code… Motivez vos équipes en valorisant les objectifs et les bénéfices de leur participation
Comment maximiser la réussite de votre séminaire ?
Organiser un événement professionnel attractif et efficace passe par une bonne anticipation, mais aussi par le choix des prestataires. Concrètement, quatre critères conditionnent la réussite des évènements professionnels :
- Accessibilité : Choisissez un lieu facile d’accès pour tous les participants, idéalement proche de Lyon et des différents établissements de l’entreprise, avec des options d’accès PMR si nécessaire.;
- Un cadre inspirant : Optez pour un endroit prestigieux, comme un château au cœur des vignes du Beaujolais, qui saura marquer les esprits ;
- Des infrastructures adaptées : Assurez-vous que le site dispose de tous les équipements nécessaires (connexion Wi-Fi, flipchart, système de sonorisation et projection) et de services sur place, comme la restauration ou des animations. ;
- Des activités variées : Enrichissez votre séminaire avec des activités thématiques adaptées : sportives, culturelles ou ludiques, pour renforcer la cohésion et l’engagement des équipes.
Experte en organisation d’événements d’entreprise, l’équipe de Champ-Renard vous propose un accompagnement personnalisé pour votre séminaire. Le domaine dispose de salles de réunion équipées, chauffées et climatisées, qui allient confort moderne et décor authentique.
Conscients des besoins des entreprises en termes de communication et de flexibilité, nous avons intégré en collaboration avec Europ Elec Audiovisuel des équipements de haute technologie, qui optimisent l’interactivité et rendent vos séminaires plus performants.
- Les Salons du Marquis proposent quatre espaces aux ambiances modulables, des plus formelles pour une réunion aux plus créatives pour un team building ou une formation. Tous sont équipés d’écrans permettant les visioconférences et de tableaux blancs interactifs.
- Les Salons des Écuyers comportent trois nouvelles salles toutes équipées disponibles en mars 2025, et pouvant accueillir jusqu’à 25 personnes chacune.
- La Salle de Justice et la Salle de Garde disposent chacune d’un rétroprojecteur avec écran, d’un matériel de sonorisation, ainsi que de deux écrans LED 75″ pour une qualité de projection optimale.
En dotant nos espaces professionnels d’équipements de pointe, nous proposons aux entreprises un environnement à la fois élégant, confortable et totalement adapté à leurs besoins..
Notre partenaire Europ Elec Audiovisuel, pourra également prendre en charge les événements hybrides ou multi-sites. Vous pouvez ainsi aisément organiser des séminaires en duplex, avec des interactions dynamiques et fluides entre les personnes présentes sur le site et les participants à distance. Écrans partagés, outils de visioconférence et équipements haute qualité optimisent les échanges d’informations et rendent vos séminaires plus engageants et productifs.