Vous êtes chargé de l’organisation d’un séminaire à Lyon et vous vous demandez par quoi commencer ? Le château de Champ-Renard, qui héberge des événements d’entreprise tous formats depuis plusieurs années, vous explique comment animer un séminaire pas à pas.
Comment définir les objectifs du séminaire ?
En amont de l’évènement lui-même, vous devez établir la fonction de la réunion : bilan, préparation d’un changement stratégique, cohésion d’équipe… Pour cela, l’idéal est de co-construire les objectifs du séminaire avec vos collaborateurs, par exemple via un questionnaire ou une enquête en ligne. Ensuite, trouvez un fil conducteur porteur de sens et utilisez le storytelling pour rendre votre événement engageant (exemple de thématique : « Mission Impossible : relevez les défis de 2025 »).
Comment choisir le bon format pour un séminaire d’entreprise ?
Pour sortir des sentiers battus et impliquer davantage vos équipes, pourquoi ne pas opter pour un séminaire au format hybride ? Il est possible de prévoir une session préliminaire en ligne, puis une réunion en présentiel au château.
Grâce à nos équipements de pointe – écrans HD, systèmes audio et vidéo performants – vous pouvez également prévoir une partie de la conférence en visio pour les collaborateurs qui n’ont pas pu faire le déplacement.
Une autre option consiste à introduire le mode « unconference » : sur une partie du temps, les participants décident eux-mêmes des thèmes abordés ou improvisent des ateliers spontanés.
Là encore, Champ-Renard vous accompagne grâce à des prestataires professionnels : consultants, coachs et conférenciers adaptés à vos objectifs et vous ferra découvrir des prestataires atypiques comme Valérie Desvignes, sophrologue et rigologue, qui propose des mises en route positives ou encore des activités de cohésion d’équipe.
Quels que soient l’objectif et le format de votre événement, toutes les salles de séminaire du château vous permettent de créer des sessions captivantes en incluant des vidéos, des échanges à distance ou des animations de haute qualité.
En diversifiant les canaux et les outils de communication, vous optimisez l’impact de la séance et la transmission des informations, tout en développant l’esprit d’équipe.
Comment établir le budget pour un événement d’entreprise ?
Vous tenez vos objectifs et votre format : reste à fixer le budget du séminaire. Celui-ci inclut évidemment la location de la salle, ainsi que la restauration et l’hébergement s’il s’agit d’un séminaire résidentiel.
Au-delà des dépenses de base, vous pouvez innover en ajoutant quelques surprises pour vos collaborateurs.
Le château de Champ-Renard vous propose des idées originales : bouteilles de vin du domaine avec étiquettes personnalisées, coffrets-cadeaux de produits locaux, café barista… Autre possibilité : inclure une animation surprise, comme un concert ou un spectacle de cirque.
Comment fixer la date et le lieu d’un séminaire professionnel ?
La règle de base pour choisir la date est de s’adapter aux profils des participants. Par exemple, évitez de programmer un week-end au beau milieu des vacances scolaires si vos salariés ont tous des enfants en bas âge…
Il est possible de miser sur l’originalité, par exemple en proposant un séminaire nocturne avec soirée surprise, ou encore un horaire matinal pour profiter de la beauté des vignes au levant, tout en dégustant café et viennoiseries.
Trouver le lieu idéal pour un séminaire impose d’anticiper vos besoins techniques (wifi, sonorisation, écrans tactiles, flipcharts, etc.). Si vous prévoyez un team building en plein air, assurez-vous de disposer d’une solution de repli en cas de mauvais temps. Le domaine de Champ-Renard propose à la fois un parc arboré et paysagé, une vaste esplanade extérieure et différentes salles de séminaire en intérieur.
Enfin, opter pour un lieu modulable permet de casser la routine. Plutôt que de confiner les participants dans la même salle toute la journée, prévoyez des ateliers dans des espaces différents, comme la Salle de Justice, l’Orangerie ou les Salons du Marquis au château de Champ-Renard.
Pourquoi prévoir des activités de team building au cours de la journée ?
Un séminaire est certes une journée de travail… mais, pour être productif et engageant, il doit offrir une expérience atypique aux participants ! Le premier impératif est d’intégrer de courts temps de pause agrémentés d’animations éclair, comme une dégustation à l’aveugle ou un stand up.
Si vous organisez un séminaire au vert, profitez des atouts du Beaujolais pour proposer des animations de team building originales :
- balades en segway dans les vignes du domaine ;
- promenades optimistes guidées par la rigologue Valérie Desvignes ;
- ateliers autour du vin : visite des chais, initiation œnologique, Wine Challenge ou Casino du Vin…
Organiser une animation de séminaire participative est aussi un excellent moyen de renforcer la cohésion d’équipe. Champ-Renard vous propose notamment la création d’une fresque collective, d’une émission vidéo ou d’un quiz sur votre entreprise.
Comment et quand informer les participants ?
Vous avez réservé la salle de réunion et bloqué la date, défini le thème de la journée et les activités, anticipé la logistique avec l’accompagnement de l’équipe de Champ-Renard… Il vous faut à présent prévenir vos collaborateurs. Pour susciter leur intérêt, misez sur un média original, comme un court teaser vidéo, une story sur les réseaux sociaux ou encore un site web dédié, avec compte à rebours et informations délivrées au compte-gouttes.
Toujours dans l’optique de rendre la journée attractive, vous pouvez utiliser des moyens ludiques, comme l’envoi d’une énigme ou d’un jeu en préambule au séminaire. Enfin, n’oubliez pas de personnaliser vos informations en nommant les participants dans vos messages.
Comment garantir une expérience fluide le jour du séminaire ?
Pour terminer, voici quelques astuces pour rendre votre séminaire inoubliable :
- Prévoyez un accueil différencié avec musique live à l’accueil, photomaton ou bar à mocktails ;
- Mettez à disposition des participants un concierge événementiel, chargé de répondre à toutes leurs questions pratiques (transport, hébergement, repas, planning, animations…) ;
- Entrecoupez les séances de travail de « capsules bien-être », comme une courte méditation guidée ou un massage.
Le domaine de Champ-Renard accueille tout au long de l’année les séminaires d’entreprise près de Lyon. Bénéficiez de prestations sur mesure : journée en intérieur ou en extérieur, service de restauration, catalogue d’activités indoor et outdoor pour l’animation du séminaire, hébergement sur place et dans les environs immédiats…
Que vous soyez en quête d’idées originales ou de conseils pour structurer votre séminaire, l’équipe du Château de Champ-Renard est à votre disposition pour vous accompagner et vous proposer des solutions sur mesure.
N’hésitez pas à nous contacter pour concevoir ensemble un événement inoubliable !